ISO/TC46/SC11国际标准化组织/信息与文献工作技术委员会/档案/文件管理分技术委员会第十七次会议，于2006年10月30日至11月2日在中国首都北京召开，会议由ISO/TC46/SC11档案/文件管理分技术委员会主办，中国国家档案局承办。来自10多个国家代表团的50多名档案/文件管理标准研究专家和咨询专家出席了会议。本次会议分别介绍了ISO/TC46/SC11档案/文件管理分技术委员会各工作组的工作概况，就各工作组的工作进展和未来工作计划进行了讨论，本文按工作组工作概况综述了本次会议的主要议题和决议，交流了两次出席ISO/TC46/SC11会议的启示，并对我国档案标准化工作提出了三点建议。
一、ISO/TC46/SC11/ WG1：文件管理元数据标准项目组工作概况
该项目组的负责人是荷兰的Hans Hofman先生。
会议对各国专家针对ISO23081第二部分：文件元数据的概念性问题及其实施问题(ISO/WD 23081-2 ISO/TC46/SC11 N689, Information and documentation-records management processes-Metadata for records- Part 2: Conceptual and Implementation issues) 提出的修订意见进行了讨论，表决通过并采纳了修订建议，再次修订文件后，该文件将作为技术规范在2007年1月正式发布。
会议讨论了ISO23081第三部分：文件管理元数据集的评估(ISO/WD 23801-3 Information and documentation-records management processes-Metadata for records-Part 3: Assessment of records management metadata sets)，拟于2007年3月前将元数据方案的评估流程、修订过的分析工作单和元数据方案分析使用指南集成到一起。2007年5月前该工作组的新工作包括第三部分的工作受益及受益原因分析、活动内容及所需资源分析、技术影响及技术规范建议、工作进展计划和工作范围制定。新工作组将由来自法国、美国、澳大利亚、荷兰和中国的专家组成，张正强教授将作为我国国家档案标准委员会推荐的专家参与该项工作。
《ISO 23081 第一部分， 文件管理流程-文件元数据——原则》，于2006年1月正式发布，主要内容包括：文件管理元数据的目的和定义；作用和责任；与其他元数据域的关系；元数据管理；ISO 15489 要求的元数据类型。《ISO 23081第二部分，文件元数据的概念问题和实施问题》，主要内容包括：业务背景；策略问题和责任；建立元数据框架；概念问题（例如，元数据集，元数据继承）；基本元数据元素；元数据方案（metadata schema）设计和建构；实施问题如系统设计问题（例如，捕获，存储，保存）、元数据管理；独立实施检查清单。 《ISO 23081 第三部分，元数据方案分析与评估指南》，目前该标准由三部分构成：元数据方案分析工作单、元数据方案分析工作单使用指南和元数据方案评估问题分析流程，依据ISO 15489/ISO 23081-1对现有元数据集进行评价，吸取了InterPARES项目元数据方案登记的研究成果。
ISO/ 23801文件管理元数据标准系列具有支持ISO15489文件管理标准实施的特点，通过规范元数据管理原则、方法和评估工具落实ISO15489文件管理的原则和目标，是ISO 15489文件管理标准的进一步扩展，可以帮助人们从文件管理的角度理解元数据，目前不考虑建立新的元数据集。
二、ISO/TC46/SC11/WG3： 文件管理中的利用规则项目组工作概况
文件管理中的利用规则项目（ISO/TC46/SC11 /WG3： Implementing access rules in records management）的负责人是澳大利亚的Barbara Reed女士。
会议决定暂时终止项目组工作，决定临时成立一个由四人组成的工作组关注ISO/TC46/SC11标准制定中的文件利用问题和其他领域正在进行的各项工作中涉及的文件利用问题，并在每届SC11会议上汇报有关动态，在需要时该工作组将重新恢复工作。四人工作组的成员是：中国的安小米、韩国的Sangmin Lee、瑞典的Anki Steen、澳大利亚的Barbara Breed.
三、ISO/TC46/SC11/ WG5: ISO15489文件管理标准修订项目组工作概况
ISO15489文件管理标准（ISO15489-1 First edition 2001-09-15, Information and documentation-Records Management- Part1:General, Part 2：Guidelines）修订项目的负责人是英国的Julie McLeod博士。
Julie McLeod博士因故请假，项目组副组长澳大利亚的Judith Ellis主持了会议。会议决定ISO15489-1在五年内将仍继续使用，以稳定原标准，促进其推广应用，会议明确了ISO15489的主要使用对象是文件管理专业工作者及相关的实践者。ISO15489-2修订工作暂时搁置，待ISO15489-1修订工作方案和“管理陈述”完成后，再制定修订工作计划。由此而来，WG5工作组将分工合作开展以下三项新工作：
第一项工作是：SC11决定采纳战略工作专门小组（Ad Hoc Strategic Group）的建议。启动一项新工作，制定一份新文件 “管理陈述”（标题待定）旨在为业务管理者说明文件管理与业务集成的战略目标和方针。荷兰和英国的专家将负责“管理陈述”的起草，Judith将负责制定具体的工作计划、任务与责任分配，在2007年4月15日前交SC11供2007年5月会议讨论，新工作将界定工作范围并确定反映SC11业务规划理念的可能产品，其主要对象是对业务负责的管理人员，这项工作将作为修订WG5新工作范围和新工作方向的依据。
第二项工作是：为未来修订ISO15489-1做好准备 。WG5工作组针对ISO15489-1中各国专家提出的修订意见，制订了任务与责任目标管理的新工作计划，将对各种修订意见进行评估和分析，预备在2007年4月27日前由指定工作任务的专家提交建议草案供各国标准委员会批评指正，作为未来修订ISO15489-1的基础。参与这项工作的国家有英国、荷兰、美国、瑞典、法国、南非、中国等国，我国安小米将负责各国对ISO15489-1提出修改意见的分析和评述，为ISO15489-1新稿的修订提出可被广泛采纳的修改意见，并将参与有关ISO15489-1术语的比较研究，提出可被跨文化和跨领域广泛采纳的术语定义建议。
第三项新工作是：在完成“管理陈述”和ISO15489-1和ISO15489-2评述工作后将制定支持ISO15489实施的评估性文件。
ISO15489的最新发展动向是考虑的受众面更广，将根据业务或机构特点而留有可适性。从机构业务驱动出发考虑文件管理的受益，从高层决策支持出发考虑文件管理要求，文件管理被视为业务活动的有机组成部分，全面嵌入业务活动过程，该标准将对机构业务管理和文件管理都带来整体效益的提高。修订版预计将于2010年发布。
四、 ISO/TC46/SC11/ WG6： 文件管理工作过程分析标准项目组工作概况
文件管理工作过程分析标准项目(ISOTC46/SC11N N570, ISO/WD 1st Draft, 2006-10-14,Work process analysis for recordkeeping)的负责人是加拿大的Susan Franklin女士。
会议决定进一步修订文件管理工作过程分析标准，将提供该标准与TC171/SC2制定的业务流程/工作流分析与工作流系统的技术规范，拟定2007年1月提交新的修订草案供各国标准委员会批评指正。
文件管理工作过程分析标准具有以下特点：从文件管理的分析视角出发，提供了事务活动过程中应该形成什么文件，应该如何管理文件的工作过程分析方法，适用于规范事务活动的文件要求、文件处置准则、保管期限表制定和文件分类方案制定等。
五、ISO/TC46/SC11/ WG7：电子文件长久保存项目组工作概况
电子文件长久保存项目（SO TC46/SC11 N714， ISO/PDTR26102： Requirements for
long-term preservation of electronic records）的负责人是南非的Paul Mullon先生。
会议讨论了工作组在明确该标准与现存各类标准和未来制定标准的关系基础上提出的草案，决定进一步修订草案，在2007年3月31日请提交修订稿供2007年5月会议讨论。王岚将代表我国参与有关工作。
六、ISO/TC46/SC11 未来工作会议概况
会议决定在今后每届SC11会议上要建立一项例行制度，这项制度是各国档案/文件标准委员会应向大会汇报和交流其所在国有关ISOSC11标准的宣传及应用情况。
会议计划第18届ISO/TC46/SC11工作会议将于2007年5月7日到10日在西班牙圣地亚哥-得孔波斯特拉召开，第19届会议将于2007年11月在南非召开。
七、启示和建议
ISO标准由标准所在领域的研究专家和咨询专家制定，需要经过ISO成员团体投票表决通过 ；75%以上成员团体同意，才能发布，具有较强的互操作性、前瞻性和实用性, 能够保证各类标准使用与更新的连贯性；通常综合了各国的先进经验，推荐了国际认可的最优化管理方法，反映了国际流行的最佳实践模式，被看作是促进标准所属专业全球化发展的有力武器。
ISO标准对指导我国文件/档案管理工作与国际接轨具有特别重要的意义，为我国制定全球化影响下的档案发展战略、制定与WTO相关的国际事务活动文件管理方针提供了指南，为指导跨国公司文件管理和国际工程项目文件管理提供了文件管理最佳实践的管理方法。
应用已经发布的ISO15489-1，ISO15489-2，ISO23081分析我国文件/档案管理的政策与规范可以发现，我国在档案/文件管理实践上与国际最佳实践上存在三方面差距：在为什么要管理文件/档案的驱动力因素上，ISO标准强调业务活动支持，而不是为保存而保存；在管什么的模式是，ISO标准强调文件管理过程，而不是文件和档案自身；在如何管理的方法上，ISO标准强调文件/档案管理是机构业务管理活动的有机组成，每个员工都有责任和义务管好文件，而不只是档案管理人员和档案部门才履行文件/档案管理义务。
两次参加ISO/TC46/SC11会议可以看到，出席ISO/TC46/SC11会议的澳大利亚、英国、美国、法国、加拿大、瑞典、南非、荷兰等国代表团的代表均十分积极主动的义务承担有关文件管理标准的制修订工作，并尽力争取与自己国家利益相关或具备自身有优势的工作任务，以扩大自己国家在ISO标准制修定中的地位和影响，为占领文件管理标准的全球化市场作出努力。借鉴各国档案/文件管理标准委员会工作的经验，作者对我国档案标准化工作提出以下三点建议。
建议1：我国应继续积极主动和连贯不断地参与ISO/TC46/SC11档案/文件管理技术分委员会工作，出席ISO/TC46/SC11工作会议的代表团成员有责任主动承担与我国档案/文件管理有密切利益关系的工作任务，组织我国专家学者认真完成所承诺的每项ISO/TC46/SC11的工作任务，在档案文件管理国际事务中获取平等交流的话语权，保护我国在档案/文件管理国际标准制修订事务活动中的合法权益和由此而产生的国家利益。
建议2：应鼓励各类档案管理、教育培训和研究机构主动关注并掌握ISO/TC46/SC11档案/文件管理技术分委员会的工作动态，认真学习并宣传ISO15489-1和ISO15489-2文件档案管理标准以及ISO23081文件管理元数据标准，以推动我国档案/文件管理标准化工作与国际的接轨，遵循国际惯例和发展国际化最佳实践。
建议3：有关机构应积极做好将国际标准转化为国家标准的本土化应用工作。在有关标准的制修订和新标准的制定中应该积极采纳并应用有关的ISO标准，保证我国档案/文件管理标准工作的前瞻性、先进性和国际性。目前机构和国家是否采纳和应用ISO文件管理国际标准已被国际档案/文件管理领域广泛视为其档案/文件管理水平是否先进的重要标志。